Manual Opus 2015 liga office


Liga Office es una herramienta útil para importar a OPUS 2015 la estructura de un presupuesto o un catálogo de insumos desde un documento de MS Excel. Además podemos vincular campos, columnas y renglones para transferir información desde el documento Excel a OPUS 2015 y en sentido opuesto haciendo dinámico el trabajo con este tipo de archivos.

Esta herramienta es útil al trabajar con:

• Presupuesto programable

• Personal en indirectos

• Cálculo de indirectos

• Catálogos

• Explosión de insumos

• Programa de suministros

En la cinta de opciones la encontramos en <<InicioAplicacionesLiga Office».

Al activar la herramienta el panel <<OPUS 2015 OLE -EXCEL>> se acopla en la parte inferior de la pantalla. Este panel contiene una hoja de cálculo con su propia cinta de opciones con dos pestañas: Inicio y Herramientas OLE.

Pestaña Inicio. Contiene la funcionalidad básica del documento.

Archivo

Abrir. Permite abrir un documento Excel guardado en el equipo.

Guardar. Guarda la hoja de cálculo en la base de datos de la obra.

Guardar como. Permite guardar la hoja de cálculo como un documento Excel en el equipo. Portapapeles

Copiar. Copia elementos seleccionados en la hoja de cálculo activa.

Cortar. Corta elemento(s) seleccionado de la hoja.

Pegar. Pega los elementos copiados/cortados a la ubicación establecida.

Formato

Fuente/ Negrita/ Cursiva/ Subrayado. Permite dar formato a la fuente en el rango de celdas seleccionado.

Fondo. Permite definir un color de fondo en el rango de celdas seleccionado.

Hojas

Nueva. Crea una nueva hoja de cálculo.

Copiar hoja. Genera una copia de la hoja de cálculo seleccionada.

Eliminar hoja. Elimina la hoja de cálculo seleccionada.

Pestaña Herramientas OLE. Contiene la funcionalidad de vinculación y transferencia de información.

Las funciones «Transferir» y «Vincular» tienen dos valores: Entrada y Salida.

Entrada. Indica al sistema que la transferencia de la información va de OPUS 2015 a Excel.

Salida. Indica al sistema que la transferencia de la información va de Excel a OPUS 2015.

Transferir

De OPUS 2015 a Excel. Despliega las opciones de configuración para la transferencia de información de OPUS 2015 a Excel.

De Excel a OPUS 2015. Despliega las opciones de configuración para la transferencia de información de Excel a OPUS 2015.

Vincular

Renglón. Establece a los renglones seleccionados como elementos a vincular.

Columna. Establece a las columnas seleccionadas como elementos a vincular.

Celda. Establece a las celdas como elementos a vincular.

Definir dato como. Asigna el valor del elemento a vincular como Entrada, Salida o Entrada/Salida. Cambiar a entrada. Asigna como Entrada el valor del vínculo.

Cambiar a salida. Asigna como Salida el valor del vínculo.

Cambiar a entrada y salida. Asigna como Entrada/Salida el valor del vínculo.

Actualizar

Excel. Inicia proceso de transferencia de OPUS 2015 a Excel para las celdas con la configuración del vínculo Entrada.

OPUS 2015. Inicia proceso de transferencia de Excel a OPUS 2015 para las celdas con la configuración del vínculo Salida.

Para realizar adecuadamente la configuración de las opciones de la Liga Office se deben tomar en cuenta las siguientes reglas:

Para la Exportación de cualquier tipo de insumo y/o renglón de presupuesto.

1. Sólo se van a exportar aquellas columnas que sean visibles en la vista activa.

2. En la exportación se debe respetar la vista activa que Invoco el proceso, si se cambia de vista puede no funcionar la exportación.

3. Toda importación se inicia en la celda y hoja activa del Excel.

4. En la exportación se puede configurar lo siguiente:

a. Completo o seleccionado.

b. Agregar títulos. Estos se agregan de la siguiente forma, el título del renglón padre aparece una sola vez y aparece en color azul, el resto o el contenido en negro.

c. Incluir Desglose. Este solo aplica en los catálogos, indirectos y HP y todo desglose se exportara solo a primer nivel. Si se incluye el desglose el encabezado del insumo padre aparece una sola vez y aplica pare el resto de los padres, este aparece en azul al igual que la información de los insumos padre. El encabezado de los desgloses aparecen por análisis en negritas y el resto de la información de los insumos en letra normal.

d. Exportar insumos en hojas diferentes.

e. Exportar con un espacio en blanco. Esto permite tener un renglón en blanco entre cada insumo, en caso que aplique desglose, el espacio aparecerá después de dicho desglose, quedando la estructura de: Insumo Padre, Hijos y un espacio al final.

f. Sub-vista de desglose. Se puede filtrar la exportación de acuerdo al tipo de insumo que se quiere exportar en el análisis de cada insumo padre.

5. Casos particulares:

a. Se cuenta con un rubro más, cuando la vista activa es el programa de obra, se puede exportar las distribuciones dependiendo la subvista del programa de obra es lo que se va a exportar, en el caso que la subvista tenga o contemple en la distribución más de un dato, es decir, que contenga, montos con cantidades, siempre se va a exportar una de ellas en este caso las cantidades. Con esto se tiene que solo se pueden exportar el Tipo de distribución. (Cantidades, Montos,

Porcentajes sobre actividad) nunca combinados.

6. La configuración se persiste en la base de datos; sin embargo es importante señalar que esta

configuración aplica para todo el dialogo y no es por vista. De esta manera todas las vistas compartirán la misma configuración guardada.

Para la importación de Insumos.

1. Se importaran los insumos dependiendo la vista activa será su comportamiento para determinar su tipo; es decir, no importa qué tipo de insumo tengamos definido en Excel, si la vista activa es diferente al insumo definido, se convertirán todos los insumos al tipo de la vista activa.

2. Las importaciones de insumos son activadas únicamente en los catálogos de estos y no importa si hay o no datos previos, ya que el proceso de importación contempla actualización de insumos.

3. Si al importar un insumo no existe, este se crea de lo contrario los datos del insumo encontrado en la obra serán actualizados por los que vienen en el Excel.

4. Se cuenta con un dialogo de configuración de importación que se guarda en la base de datos y que es utilizada cada vez que se invoca el dialogo, cabe mencionar que esta configuración que se persiste es por el dialogo y no es una configuración por vista. Todas las vistas de insumos comparten la misma configuración.

5. Las celdas obligatorias en la importación de insumos son: celda de inicio, Clave y Unidad.

6. Casos especiales con respecto al tipo de insumo: En caso que no se establezca el tipo de insumo, este tomara el tipo Material como default siempre y cuando no choque con el punto 1. Si se define un tipo de insumo queda de la siguiente manera no importa si está en mayúsculas o minúsculas pero si requiere la palabra completa:

a. Material, mat o ma.

b. Mano de obra, Manodeobra o mo.

c. Herramienta, o her.

d. Equipo, eq, eqp o equ.

e. Auxiliar, au o aux.

f. Contrato, cont o sct.

g. Flete o flt.

7. Si dentro de una actualización se encuentra el precio, en automático la fecha de actualización por insumo cambiara al día que se hizo dicha.

8. Para establecer la clave de un insumo, se tienen palabras reservadas que no pueden ser utilizadas, estas son: clave y código, aplica en mayúsculas, minúsculas con y sin acento.

9. Es muy importante resaltar que SOLO SE IMPORTARAN INSUMOS SIMPLES. Para el caso de querer importar compuestos ver el siguiente apartado de importación de matrices.

Para la importación de Matrices.

1. Esta importación utiliza el mismo dialogo que la importación de insumos simples por lo que no es sorpresa que aparezca la misma configuración.

2. Las celdas obligatorias en la importación de matrices son: celda de inicio, Clave de matriz, composición y Unidad de matriz.

3. Las celdas obligatorias en la importación de insumos que integran la matriz son: Clave, cantidad, descripción y Unidad. Si se requiere importar el precio unitario es importante establecer la celda de costo. Es importante que solo pasara el precio unitario de los simples ya que de los compuestos depende de su propio análisis.

4. La cantidad en una matriz no aplica esto solo es para sus componentes. La cantidad de la matriz se pone durante el proceso de importación de HP.

5. Si la descripción de una matriz no se encuentra dentro del mismo renglón que contiene la clave y la unidad entonces la celda de descripción debe permanecer en blanco ya que tomara la celda por default (el renglón siguiente a la clave).

6. Para establecer la clave de un insumo, se tienen palabras reservadas que no pueden ser utilizadas, estas son: clave, código, partida y análisis, aplica en mayúsculas, minúsculas con y sin acento. Además de las palabras que definen un tipo de insumo:

a. Análisis define el tipo Matriz 1er. Nivel.

b. Herramienta o Her.

c. Materiales o Mat.

d. Básicos o Matriz. Un básico es en realidad una matriz pero en algunas dependencias lo llaman así porque pueden ser simples o compuestos que pueden o no pertenecer al presupuesto.

e. “Equipo y herramienta”. Solo para la dependencia de la procuraduría pone este término que en realidad engloba los dos tipos y la única forma de distinguirlos es por la unidad, si la unidad tiene “%MO” es herramienta de lo contrario es equipo.

f. Equipo, EQP o QQU.

g. Auxiliares o Aux.

h. Subcontratos, contratos o trabajos.

i. Fletes o Acarreos.

7. Las composiciones solo llegan a segundo nivel bajo el siguiente entendido: El desglose de la matriz principal o análisis principal es el 1er. Nivel y el desglose de un componente compuesto es el segundo nivel.

8. La composición de los insumos debe estar definida en el Excel con una marca “*”, “/” ó “S”, para los simples si un insumo no tiene alguna de estas marcas se toma como compuesto.

9. Se debe definir donde termina la composición o los componentes que integran un compuesto diferente a la matriz principal con las palabras reservadas en mayúscula o minúscula respetando la palabra completa y en la columna donde fue definida la descripción:

j. Importe:

k. Volumen:

l. Fin de composición (con o sin acento)

Para la importación de HP.

1. En una importación de HP se puede llevar a acabo siempre y cuando el presupuesto este vacío, ya que no existe un proceso de actualización.

2. En la importación de HP muestra un dialogo de configuración donde se debe llenar una serie de

asociaciones entre lo que se quiere importar y la localización de los datos para dicho proceso. Para ello son obligatorios los siguientes campos:

a. Celda de inicio, considerar que para términos prácticos no importa la columna en realidad mientras se establezca el renglón donde se va a comenzar.

b. Clave y Unidad, el usuario debe asociar las celdas de donde tomaran estos datos y en particular en esta parte lo que nos interesa establecer es en realidad la columna no importando que renglón sea.

c. En los casos en los que se haga una importación desde el programa de obra y se quiere importar la distribución, los campos obligatorios son Fechas de inicio y fin así como la celda de donde se tomara el inicio de la distribución (IMPORTANTE: POR EL MOMENTO ESTA FUNCIONALIDAD NO ESTA IMPLEMENTADA POR ERRORES DE VALIDACIÓN EN EL PROGRAMA DE OBRA).

d. En los casos que no se respeten los campos obligatorios el sistema indicara cada uno de los errores según sea el caso por dicha falta de asociación.

e. Nivel. Esta es muy importante si en Excel se requiere que se respete una estructura definida por el usuario, de lo contrario se tomara una estructura por default que se explica en el punto

3.

f. Generar un agrupador Raíz. Esto no es otra cosa que poner un agrupador padre de todo el presupuesto y/o partidas que se van a importar.

g. Copiar clave de renglón como clave de matriz. Esta confirmación permite la creación de una nueva matriz con dicha clave del renglón y en caso de existir ya la matriz la utiliza como el análisis de dicho renglón.

3. Casos en los que no se establece el NIVEL:

a) Se tomara como agrupador aquel renglón que en Excel no tenga unidad ni cantidad.

b) En el caso de que haya dos agrupadores consecutivos, el primero será padre del segundo y así sucesivamente.

c) Los conceptos siempre son hermanos entre si y son hijos del ultimo agrupador que le preceda.

4. Para establecer la clave de un renglón se tienen palabras reservadas que no pueden ser utilizadas, estas son: clave y código, aplica en mayúsculas, minúsculas con y sin acento.

5. Durante el proceso de importación se manda un dialogo que confirma si se requiere o desea asociar cada una de las celdas que se están importando; esto es, la asociación permite que haya una interacción de actualización entre OPUS 2015 y Excel en ambos sentidos para todas las celdas excepto la clave y el nivel.

6. En este proceso no existe un log, sin embargo a través de la asociación se puede ver que renglones son los que causaron un posible problema en la importación y que por ello el proceso se interrumpió.

7. Si se quiere trabajar con la asociación inicial; es decir la que se configuro en el proceso de importación, entonces, se debe mantener la misma estructura y eso incluye los comentarios en el Excel, solo se

pueden cambiar los datos de las celdas para dicha iteración con OPUS 2015. Si se agregan, quitan renglones o se cambia, borra o mueven los comentarios, el resultado puede no ser el esperado.

8. El documento en este proceso si se puede guardar en la base de datos para su uso futuro con o sin los comentarios de asociación tomando en cuenta que si no se persisten los comentarios deberá hacer una asociación a mano con las herramientas OLE que se describen en otro apartado.

La configuración de la importación se persiste en la base de datos para que esta pueda ser re utilizada.

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